水利工程档案管理存住的问题及改进措施

水利工程档案管理存住的问题及改进措施　王文年　（水利部综合事业局，北京　１０００５５）　【摘要】　本文根据现代社会发展形势，从管理意识、管理机构、专业人才、管理制度、保管场所、硬件设施、管理手　段、管理方式等方面，分析了水利工程档案管理现状及存在的问题，提出了加强水利工程档案管理的主要途径，具　有一定的借鉴和指导意义。　【关键词】　档案管理；存在问题；改进措施　中图分类号：Ｇ２７１　文献标志码：Ｂ　文章编号：１００５４７７４（２０１３）１０－００５９－０３　Ｐｒｏｂｌｅｍｓ　ｉｎ　Ｗａｔｅｒ　Ｃｏｎｓｅｒｖａｎｃｙ　Ｐｒｏｊｅｃｔ　Ｆｉｌｅ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ａｎｄ　Ｉｍｐｒｏｖｅｍｅｎｔ　Ｍｅａｓｕｒｅｓ　ＷＡＮＧ　Ｗｅｎ－ｐｉｎｇ　（Ｂｕｒｅａｕ　ｏｆ　Ｃｏｍｐｒｅｈｅｎｓｉｖｅ　Ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ　Ｍｉｎｉｓｔｒｙ　ｏｆ　Ｗａｔｅｒ　Ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ，Ｂｅｉｊｉｎｇ　１　０００５５，Ｃｈｉｎａ）　Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｅ　ｓｔａｔｕｓ　ａｎｄ　ｐｒｏｂｌｅｍｓ　ｏｆ　ｗａｔｅｒ　ｃｏｎｓｅｒｖａｎｃｙ　ｐｒｏｊｅｃｔ　ｆｉｌｅ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ａｒｅ　ａｎａｌｙｚｅｄ，ａｎｄ　ｍａｊｏｒ　ａｐｐｒｏａｃｈｅｓ　ｆｏｒ　ｒｅｉｎｆｏｒｃｉｎｇ　ｗａｔｅｒ　ｃｏｎｓｅｒｖａｎｃｙ　ｐｒｏｊｅｃｔ　ｉｆｌｅ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ａｒｅ　ｐｒｏｐｏｓｅｄ　ｂａｓｅｄ　ｏｎ　ｔｈｅ　ｍｏｄｅｒｎ　ｓｏｃｉａｌ　ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ　ｓｉｔｕａｔｉｏｎ　ｆｒｏｍ　ｔｈｅ　ａｓｐｅｃｔｓ　ｏｆ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ａｗａｒｅｎｅｓｓ，ｒｅｇｕｌａｔｏｒｙ　ａｇｅｎｃｉｅｓ，ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌｓ，ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｓｙｓｔｅｍｓ，ｓｔｏｒａｇｅ　ｓｐａｃｅ，ｈａｒｄｗａｒｅ　ｆａｃｉｌｉｔｉｅｓ，ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｔｏｏｌｓ，ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｍｏｄｅｓ，ｅｔｃ．Ｔｈｅ　ｐａｐｅｒ　ｈａｓ　ｃｅｒｔａｉｎ　ｒｅｆｅｒｅｎｃｅ　ａｎｄ　ｇｕｉｄａｎｃｅ　ｓｉｇｎｉｆｉｃａｎｃｅ．　Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ：ｆｉｌｅ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ；ｐｒｏｂｌｅｍｓ；ｉｍｐｒｏｖｅｍｅｎｔ　ｍｅａｓｕｒｅｓ　水利工程档案是在水利工程建设活动中直接形成　水利工程档案的真实性和完整性，是水利单位综　的，由水利工程建设项目从立项、可研、设计、决策、施　合管理水平的重要体现。不仅能全面反映出水利工程　工、验收到试运行等过程形成的资料组成，是具有保存　运行管理的详细情况，而且对水利工程质量的评定、工　价值的各种载体的文件材料。它不仅是全面反映水利　程竣工后的管理和维护等，均具有重要价值。因此，集　工程建设情况的真实记录，也是全面鉴定水利工程质　中统一管理是对水利档案管理工作的基本要求，也是　量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，对水利　水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。　工程建设起着监督和验证作用。档案管理质量对水利　一项水利工程从立项、设计、施工、竣工验收，到运　工程建设与利用，有着直接和深远的影响。　行、养护、维修、改造一直到拆除，要经过若干不同阶　ｌ　水利工程档案管理的重要性　段，跨越漫长时间。在这一过程中，会由不同的专业技　如实反映水利工程建设和管理的全过程，是水利　术人员不断形成各类档案资料。无论是资料的形成环　工程档案管理的主要功能。　节，还是形成后的长期管理过程，任何纰漏都会给工程　・５９．　■　带来隐患，甚至引发重大责任事故，同时，水利工程档　案资料又是水利工程正常运行的基本保障，完善、健全　的水利工程档案资料对于水利管理单位及其相关人员　熟悉工程状况，搞好养护、维修和改造，不断提高管理　水平具有重要作用。管理不善，将会影响水利工程的　安全运行和效益的正常发挥。所以，必须加强对水利　工程档案工作的管理。　２　水利工程档案管理存在的主要问题　２．１　管理意识淡薄，影响档案完整　政府职能的转变，行政审批制度的简化，水利工程　建设管理体制的变革，项目法人负责制、招标投标制、　建设监理制度、竣工验收备案制和质量终身制等制度　的逐步完善，均促使水利工程档案的管理内容、形式、　规定、制度及各种档案载体发生了相应的变化。但水　利工程档案管理手段落后的情况没有根本改变。个别　单位负责人及档案管理者，对水利工程档案管理的重　要性认识不足，重视程度不够，没有把档案工作渗透到　水利工程建设的全过程，缺乏相应的管理制度来规范　日常的水利工程档案管理行为，致使水利工程档案的　收集、整理不及时，甚至延误，影响了档案收集整理、归　档的时效性和完整性。　２．２管理机构不全，档案残缺丢失　水利工程档案管理是一项专业性很强的工作。一　些单位没有设置独立的档案管理部门，只是把档案管　理工作纳入综合部门的管理职能；虽然制定了相关的　规章制度，但大多是流于形式，形同虚设，没有形成有　效的监督管理机制，缺乏对水利工程施工单位档案管　理的业务指导，造成水利工程建设部门和综合管理部　门各自为政，工作中存在着很大的随意性，出现由于工　程技术人员的流动，档案也随之流失的情况，导致档案　资料残缺不全，给档案的收集、整理和归档带来困难，　严重影响了日后水利工程的正常维护与管理。　２．３保管场所不定，安全难以保证　一些单位没有固定的档案室，有的把水利工程档　．６０・　案存放在办公室或与其他杂物一起存放在库房里。保　管场所不固定，安全措施不到位，很容易造成档案资料　受潮、受损，不利于档案资料的长期保管，难以保证档　案资料的完整性和安全性。　２．４收集方法单一，管理方式被动　一些单位不能根据不同水利工程特点，采取不同　的档案资料收集管理办法。一方面，一些单位负责人　和档案管理者平时只注重抓工程质量、进度和安全等　工作，而忽略了档案管理工作的前期投入和管理，往往　在工程建设后期，才突击收集整理资料；另一方面，个　别档案管理者缺乏档案管理经验，只是机械和被动地　从工程技术人员手中接收资料，往往是有多少接多少，　致使工程原始资料收集不全。最后，不得不用复印件　充数，从而造成工程档案收集的遗漏和不完整。　２．５人员多为兼职，专业人才缺乏　一些单位没有配备专职的水利工程档案管理人　员，身兼数职、精力有限，加之未经过专门的档案管理　业务培训，对有关水利工程档案的法律法规、管理制度　及管理流程不熟悉，严重影响了水利工程档案管理的　质量。新参加工作的同志多、工程技术人员多、档案专　业人员少，具有中高级档案专业技术职称的人员更少　的情况在水利档案管理部门较为普遍。要么对水利工　程建设流程不了解，要么对水利档案管理知识不熟悉。　由于档案人员的管理水平参差不齐，致使水利工程档　案资料归档、立卷不规范的情况时有发生，严重影响了　水利工程档案归档质量。　２．６硬件设施缺乏，管理手段落后　目前，一些单位的水利工程档案管理手段仍然停　留在手工操作、纸制存档的阶段，缺少计算机等高科技　管理手段，水利工程档案缺少电子版，不能做到纸质、　电子两种方式同时存档，大大地降低了水利工程档案　管理水平和使用效率，不便于水利工程档案的查阅与　保管，不能充分发挥档案材料的使用作用。　王文平／水利工程档案管理存在的问题及改进措施　３加强水利工程档案管理的主要途径　３．１转变观念，完善制度　水利工程档案管理直接关系到水利工程的安全运　行和效益发挥，是水利工程运行与管理不容忽视的重　要环节，也是衡量水利单位综合管理水平的标志之一。　为了使水利工程档案管理工作更加规范化、标准化，水　利单位负责人和档案管理者要提高认识、转变观念，把　档案管理工作纳入水利工程总体格局，渗透到水利工　程建设的全过程。通过制定和完善水利工程档案管理　办法，规范日常水利工程档案管理行为，强化水利工程　管理部门及施工、质检、监督、审计等部门实施力度，并　制定相应措施，可使水利工程档案管理部门实施有效　监督，同时，完善内部管理激励机制，把水利工程档案　管理工作目标分解细化，层层落实，列入年度岗位目标　责任制中，严格考核，奖优罚劣，真正把岗位责任制贯　穿于从工程项目立项到工程建设结束，直至水利工程　档案通过验收的全过程。　３．２健全机构，配备专人　水利工程档案管理要构建统一领导、专人负责、协　调配合的管理机制。有条件的单位，要设立独立的档　案管理部门，配备专职的档案管理人员；暂不具备条件　的单位，也要积极创造条件，先配备１名专职的档案管　理人员。使他们有时间、有精力与施工部门协调配合，　使档案资料收集贯穿于整个水利工程建设的全过程，　为日后水利工程的正常维护与管理打下坚实基础。　３．３配备管理设施，保证档案安全　采取切实可行的档案管理安全措施，设置专门的　档案管理场所，按照防盗、防火、防热、防虫、防潮、防　光、防尘、防鼠、放磁、防冻等档案保管要求，设置专业　档案室，配备档案管理设施，确保档案安全。　３．４改变管理方式，丰富收集手段　根据不同水利工程特点，拓宽档案收集渠道，变被　动为主动收集档案资料，采取灵活多样的收集手段，来　适应水利工程档案管理的要求。对建设周期较长的大　型水利工程档案收集，应与施工现场资料员及其他施　工部门保持联系，及时沟通，随时掌握水利工程进展情　况，分阶段催收档案资料，尽量避免原始档案资料遗　失，从而保证工程档案的完整性和连续性。对建设周　期较短的小型水利工程档案的收集，采取追踪收集的　办法，主动到施工现场了解施工进度，及时掌握施工信　息，指导和督促施工现场资料员，有针对性地收集档案　资料，从而保证档案资料的完整性。　３．５加强培训，提高业务水平　水利工程档案管理工作具有复杂、细致和琐碎的　特点。其科学性、服务性及技术性特征，要求水利工程　档案管理者要具备很高的素质，而加强培训是提高其　业务水平的重要途径。水利工程档案管理者不仅需要　精通档案管理的专业知识，熟练应用现代化的管理手　段，还要熟悉水利工程特点和流程。同时，要提高业务　素养，爱岗敬业，强化服务意识。档案管理者只有具备　现代管理素质和合理的知识结构，才能切实担负起水　利工程档案管理的重任。　３．６优化管理手段，提高利用效率　档案的生命在于利用，只有对水利工程档案充分　利用，才能体现其真正的价值。要充分利用水利工程　档案，就要改变传统落后的管理手段，应用现代化的计　算机技术，在不断丰富水利工程档案内容的同时，提高　其信息的检索和查阅功能，努力实现资源共享，只有这　样，才能进一步提高水利工程档案的使用效率。　４结语　社会的进步，对水利工程档案管理工作提出了新　的要求和挑战。因此，水利工程档案管理者要转变观　念，本着对历史负责，服务现实，着眼未来的宗旨，加强　学习，不断总结管理经验，促进水利工程档案工作的健　康发展。Ａ　・６１・