学生社团活动管理中的控制

学生社团活动管理中的控制

作者：周频

来源：《教书育人·高教论坛》2012年第05期

控制是管理的一项重要职能，是各级管理人员的一项重要工作内容。在一定意义上说，有效的管理即有效的控制。控制的基本任务是对某项特定的管理业务进行计量和纠正，确保管理目标以及为该目标而拟定的计划得以实现。 一社团活动管理中控制的必要性、类型和要求 （一）社团活动管理中控制必要性

社团活动的计划无论制定得如何周密，由于各种原因，在执行过程中总会出现与计划不符合的现象。一是环境变化：社团活动的主题要素、内容要素、形式要素、时间要素以及其他资源要素处于不断变化之中，这种变化必然要求我们在社团活动管理中对原先制定的计划进行相应的调整；二是管理的权限分散：社团活动管理的权限都制度化或非制度化地分散在社团各个管理部门和层次，分权程度越高，控制就越必要。社团的各管理层必须定期或不定期进行检查，以保证授权不被滥用；三是工作能力的差异：即使社团活动处于静态的环境中，计划制定得非常完美，控制仍然有必要。因为社团活动的组织者的认识水平和工作能力的差异，对计划理解的偏差，都会导致活动的结果在质与量上与计划要求不符。 （二）社团活动管理中控制过程的类型

程序控制：就是在社团活动的申报、审批、组织、实施、评估、总结各环节上，都给出规定的时间、数量、质量标准要求，社团活动都严格按照预先规定的程序进行动作。

跟踪控制：在社团活动过程中要对各要素进行跟踪控制。社团活动的目的、主题、规模、时间等是先行量，场地、资金、设备等属于跟随量，控制标准就是活動的预期目标、效果和影响力。这是一种动态的跟踪控制，我们可以根据先行量的变化，随时调整跟随量。

自适应控制:活动管理者往往要根据过去组织类似活动的经验，凭借自己的分析、判断、预感、综合等思维方式做出重大的调整，以适应外部环境的新变化。

最佳控制:社团活动可以借鉴企业经营活动的做法，采用最佳控制原理进行决策和管理。利于用最小的费用来达到相同活动规模；用最小成本来达到相同活动效果；用最短时间、最少人员的来完成活动组织等。

（三）社团活动管理中控制的要求

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

实时控制：及时纠偏最理想的方法就是在偏差未产生前就注意到其产生的可能性，而预先采取有效防范措施，防止偏差的产生。如果不可抗拒的因素导致偏差已经发生，也要求社团活动管理人员能及时掌握，反映偏差产生及其后果的信息，采取措施，遏制不利影响的扩大。我们可以为社团活动建立若干条定量的和定性的控制线，社团活动状况一旦超出警戒线，预警系统就会发出警报，提醒我们采取必要的措施防止偏差的产生和扩大。

适度控制：社团活动管理中我们要做到防止过多的控制或控制不足的局面。判断控制程度或者频度是否恰当的标准要随活动的性质、管理层次以及组织者受训练程度等因素而变化。一般的文艺类活动控制程度要小于政治类活动；有组织经验的控制程度要小于第一次组织；小型、易组织的活动控制程度要小于大型、难组织的活动；校内活动的控制程度要少于校外活动；安全系数高的控制程度要小于风险较大的；校际活动和跨校区控制程度要小于校内活动。同时，管理者要处理好全面控制和重点控制的关系，特别注意对影响活动成功和成效的关键因素进行重点控制。

弹性控制：社团活动管理中经常会遇到某种突发的或者无力抗拒的变化，这些变化使得活动计划与现实条件严重背离。例如，参加活动的人数爆满导致场地不够，或者人数极少导致场地过剩；新增开支项目导致经费预算不足；学校其他重大活动开展，与社团活动的档期冲突，需要调整时间；重要学校领导突然有事，不能参加活动，程序需要紧急调整；学校突然停电、音响损坏、室外活动突然下雨等问题使得活动无法进行等，这种情况下应实行弹性控制。弹性控制要求社团活动管理中制定弹性计划和弹性衡量标准。 二运用项目化管理理论实现对社团活动全程控制 （一）社团活动管理中引入项目化管理理论的可行性

社团活动是一项有目的、有计划、有步骤地组织学生参与的协调活动，也是为了完成某一特定的任务而组织学生参加的一次性努力。一次社团活动无论大小和特点如何，均包括一个项目的五个基本要素:(1)活动具有特定的目的(活动的效果和影响力);(2)活动是一次性的(活动的生命周期是从开始日期至结束日期);(3)活动需要使用一定的资源(包括人员、资金、设备、设施和资料等)；(4)活动有一个发起人或者对象（可以是学校、社团和社团中的个人）；（5）活动具有不确定性（活动受内外环境因素的影响而不确定）。因此学生社团活动符合项目的定义与要素，也就是说，在学生社团活动管理中引入项目管理模式是可行的。 （二）社团活动项目化管理的基本过程

社团活动项目化管理包括项目的计划、执行、控制和收尾一系列活动。 1计划与审批

社团活动项目大致可分为社团自发活动、学校招标活动和行政指令性活动三类。项目负责人制定详细的计划书投至社团活动立项管理的部门，参与竞标和评审立项。项目申报书包括申

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

报负责人和项目团队基本情况、活动主题、实施计划、预期效果、经费预算及来源、社会资源、有关部门意见等。项目负责人制定计划书时重点要解决“五个方面”的问题:一是项目做什么(what):即应该完成的工作；二是如何做(how):即如何去完成；三是谁去做(who):即确定承担工作分解结构（WBS）中各项工作的具体人员；四是何时做(when):即各项工作大致需要的时间，以及何时开始；五是何地做(where):即在什么地方进行；六是花费多少(howmuch):即确定每项工作需要多少经费及项目的总花费，确定每项工作需要哪些资源等。主管部门可以采用固定的模板或开发网上申报系统，实现申报工作的信息化。

项目的审批是指批准一个项目，并有意向下进行的过程。管理部门组织立项评审答辩会，邀请评审专家对计划书进行评审。项目负责人先进行项目介绍，专家进行提问质询，项目负责人现场答辩。评审专家应重点对项目的思想性、引导性、可行性、创新性、参与面、经费预算、活动成效、安全应急预案、风险规避等方面进行论证，评选出最佳方案，予以立项。同时，职能部门可以对计划书的进一步完善提出建设性意见。项目负责人进一步完善后，管理部门下发立项文件。立项活动除学院给予一定经费资助之外，申报集体需自筹配套资金。项目负责人签订活动项目承诺书后，管理部门预付部分活动经费，活动可实质性启动。 2组织与执行

活动项目的计划被批准后，就开始进入到组织和实施阶段。活动正式启动之前，项目组应进一步修订和完善活动的工作任务和分解计划：人员组织计划、活动进度计划、资金安排计划、文件档案管理计划、应急计划等，同时要制定各类预案。

项目的實施阶段是一个从无到有的实现过程，项目团队中的成员为完成承担的任务子项目，必须利用一定的资源，独立完成一定的工作任务。为了保证他们有条件组织目标活动的开展，必须授予相应的权利，使之有能力调动和利用必要的资源。项目的各项任务在这一过程中完成，大量的资源和主要预算在这一过程中被消耗和使用，项目负责人和团队成员在这一过程中花费的时间和精力也最多。在项目实施的过程中，管理部门要对所有立项项目进行统一的管理。同时，每一阶段组织召开会议，也能够更好地了解项目的进展程度，及时解决项目中遇到的问题。 3控制与纠偏

要实施对社团活动管理的控制，需要有三个基本条件:一是必须确立“标准”。社团活动控制标准的具体载体是项目申报计划、社团章程、校纪校规、法律法规、活动承诺书、责任状等等。在项目开始之前，主管部门要就活动的目标、规模、经费、效果、安全等因子确立控制标准；二是及时获取实际结果与标准偏差的信息。当活动开展后，对于活动的实际情况信息的收集与分析是控制的前提。只有得到真实的信息并与“标准”比较才能实施有效控制。主管部门可以通过中期检查来了解活动开展的基本情况，中期检查报告包括项目完成的情况，取得的成绩，未完成的工作，存在的问题，解决的办法等。

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

4验收与收尾

社团活动项目管理的收尾工作是对活动进行验收、评价。当活动全部完成，项目负责人应进行总结和整理，撰写总结报告，向主管部门提出结项申请书，并提供活动的文字、图片、视频等佐证资料。项目结项申请书应包括活动项目实施情况报告、经费使用情况报告、主管部门验收意见、学院验收意见等内容。在结项总结中应重点阐述：（1）预期目标与现实目标的差异及原因；(2)财务预算与实际支出偏差及原因；(3)评估项目管理的得失，总结经验和教训；(4)对未来项目的建议；(5)团队表现，对项目组中重大贡献人员的表彰和奖励建议；(6)对项目剩余资产、资金的管理与处置，对资金缺口的补救措施；(7)项目结束的后期工作安排(媒体、客服等)。

主管部门应组织结项评审答辩会对项目进行验收。对于可以结项的项目，要为每个项目颁发结项证书和结项文件，整理相关资料进行归档。对不合要求的项目，则要求整改完善或取消项目。已经结项的可以拨付项目的余款，项目团队可以整理发票报账。最后，项目负责人可以召开总结表彰大会。至此，项目团队完成了使命，项目的生命周期终结，负责人遣散项目团队成员。

我院在学生社团活动管理的实践中，运用项目化管理模式取得了明显的效果。例如我院“三下乡”社会实践活动，以社团为社团主体，涌现出赵璐的“湘潭莲文化调查”等优秀项目团队。在2011年学院建党90周年“百项德育实践活动”中，涌现出“雨中送伞，温暖你我”、“红网”等优秀项目团队。在被誉为大学生学术科技和创新创业“奥林匹克”盛会的“挑战杯”竞赛中，我院学生专业社团团队的作品连续三年在全省“挑战杯”竞赛中夺得金奖，连续三年闯入全国总决赛，连续三年荣获省“校级优秀组织奖”。2009年，在第11届“挑战杯”全国大学生课外学术科技作品竞赛中我院王磊团队的作品《自控温热气流加热式混凝土路面沥青灌缝机》在全国总决赛中获得“二等奖”的优异成绩。 参考文献

[1]周三多，等.管理学—原理与方法（第三版）[M].复旦大学出版社，1999，5，1.