工程建设指挥部档案管理办法

工程建设指挥部档案管理办法

为加强档案的管理,提高档案工作的质量,维护档案的完整与安全,更好地为工程建设服务,下面是本店铺给大家带来关于工程建设指挥部档案管理办法的相关内容，以供参考。 第一条归档的文件 (一)文档

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料; 2、上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的法规性文件;

3、上级领导视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话、照片及音像等材料;

4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后的草稿和印本; 5、上级机关::转发本单位的文件;

6、本单位各种会议的全套会议文件,以及各种音像材料; 7、本单位的请示与上级机关的批复文件,下级机关的请示与本单位的批复文件;

8、本单位及其各部门活动形成的工作计划,总结、报告; 9、本单位制定的工作条例、章程、制度等文件材料; 10、本单位的各种介绍信的存根;

11、本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

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(二)科档

1、工程项目建议书及批复文件材料; 2、工程可行性研究报告及批复; 3、工程环境预测、工程环境调查报告; 4、工程设计任务书、计划书; 5、工程初步设计文件及批复; 6、工程技术设计文件; 7、工程施工图设计文件; 8、工程建设和管理文件材料; 9、工程竣工文件材料。 第二条不归档的文件 1、重份文件;

2、事务性文件,如催办文件、接洽工作、索取资料的来往便函和介绍信等;

3、抄件、抄批(语)件、只阅不办和参考性的工作; 4、文件形成过程中的一般修改稿; 5、越级报送而没有办理的文件。 第三条文件归档的要求:

1、已经办结并有保存价值的文件,都应及时归档。单位和个人不准随意留存。应归档的文件,文书部门每一季度清理一次,及时向上级档案部门移交。绝密文件办完后应随时归档。

2、归档的文件要收集齐全(包括附件)。按照文件形成的先后次

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序排列清楚,并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。 3、文件归档时要有交接手续。 第四条归档文件的整理:

1、归档的文件要按照分类方案和立卷的原则、方法,进行立卷。当年的文件,要在第二年上半年或第三季度整理好。

2、卷内文件要进行系统化排列,编写张号、抄写卷内目录。 3、案卷的标题,要准确地反映卷内文件的作者、内容、名称,文字要简练。

4、案卷封面各项目要用钢笔(碳素墨水)或手笔抄写,字迹端正、清楚。

5、立好的案卷要以年为单位编制案卷目录。目录里页要有类目索引和整理情况说明。

6、建立案卷制度,由专人负责进行,把好质量好。 第五条档案的利用

1、要根据需要与可能编制一些查考工具(如专题目录、卡片等); 2、本机关档案一般不外借,外单位确需借阅者,要经过严格的批准手续。

3、凡借阅档案要说明档案的作者、时间、内容、利用目的和方法,并办理借阅手续。

4、借阅的档案,不得转借、涂改、圈改、拆散、损坏和翻印。 5、借阅档案的期限为十至十五天,用完后应及时归还,过期不还者必须申明理由并办理续借手续。

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6、档案管理人员,每月月初要检查一次调卷登记簿,对到期未还的档案及时催还。归还时要当面点交清楚,并及时放回原处。 7、档案人员要努力熟悉\"家底\并积极学习和应用电脑新技术检索档案,更好地提供利用。 第六条保密

1、档案工作人员必须树立高度的保密观念,自觉地遵守党和国家各项保密制度和有关规定,严守国家机密。不该知道的机密,不得打听;知道的机密,不得传播。

2、档案必须存放在档案柜里。

3、工作完毕,必须将档案文件、机密资料放进档案室。 4、卷宗标签和作废的字纸必须放进纸篓内,定期销毁,不准随便乱扔。

5、销毁档案必须由二人监销。

6、发现失密、泄密现象,应立即向上级报告,并要采取补救办法。 第七条档案的保管

1、永久、长期、短期的档案要单独、分库存放。 2、档案检索工具要集中专柜保管,用后及时放回原处。 3、保管到期的档案,要进行鉴定,提出存毁意见。 4、档案室是机密重地,非经许可无关人员不准入内。 5、档案柜要编写柜号,::按顺序排列。 6、档案室内要保持清洁,每2-3月清扫一次。

7、注意防潮、防虫。每天按时开空调机,使档案室经常保持正常

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的温、湿度。

8、在正常情况下,一般每年要对全部或重点档案逐卷进行一次检查,发现问题及时解决,确保档案的安全。

9、档案室内配置消防设备,禁止存放易燃物。不准在档案室内吸烟。

第八条档案的统计(每年年底进行) 1、案卷数量的统计;

2、检索工具的统计(目录、专题、卡片等); 3、档案利用情况的统计(件数、人数); 4、当年收进和移出文件数量的统计。 第九条档案的移交

向上级单位移交档案,须经领导批准,并编造移交清册,一式两份,由交接双方在清册上签字。

第十条本办法由办公室负责解释。 第十一条本办法自印发之日起施行。

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