公司邮件管理规章

1 1 of 5 1805A1 核 准 管理规章 修 订 日 期 版 本 电子邮件管理规章 版 本 1

新制订 页 次 文 件 编 号 日 期 2018-6-1 审 核 制／修订内容 制／修订者

管理规章 版 本 1 电子邮件管理规章 页 次 2 of 5 一、目的：为使公司有关于电子邮件之相关作业有所依循，特制定本管理规章：以做为作业遵循原则及标准规范。 二、范围：凡有关于电子邮件信箱之申请、审核、设立、管制、维护，均属之。 三、权责： 权责 使用人员 部门主管 资讯部主管 资讯部 四、作业流程： 作业流程 提出申请 依申请人职责审核是否需要信箱 依公司资源决定是否可行 设立新信箱并通知申请人 使用流程 OA台衡-Email权限申请

五、作业内容： 6.1邮箱申请 6.1.1使用人员向部门单位提出申请，人员填写OA 台衡-Email权限申请。 6.1.2审核 部门主管收到OA 台衡-Email权限申请申请时，视使用人员之工作职掌及业务范围审 管理规章 版 本 1 电子邮件管理规章 页 次 3 of 5 慎评估是否必需要有电子邮件信箱，统一用户标识编号。 6.1.3评估可行性 资讯部主管依公司资源评估是否足够满足使用部门所提出的需求。 6.1.4信箱设立 资讯部依OA申请设立新信箱，并通知申请人；且教使用人员如何使用信箱，及应注意事项。 6.2电子邮件传递管制事项： 6.2.1公司电子邮件之传递必须是公事。公事有其时效性、必要性，发件人必须将沟通、传达信息能尽量及时传递至需知者员工的信箱中。 6.2.2以下管制事项请必须遵行： （一）使用原则 1、公司邮箱，无论在上下班，均严禁传送非公事之邮件。 2、发件人必须跟进邮件进度，如有必要邮件中写上截止日期 3、禁止打开陌生邮箱的链接，对可能有病毒的邮件，应先杀毒或转由资讯部门确认 4、严禁使用电子邮件传送病毒及非法数据，如查出属实，资讯部径行删除该员信箱，并通知该员部门主管，依公司奖惩办法惩处。 （二）邮件发送内容 1、不得出现“空白标题”，标题要简明扼要、清晰明了 2、邮件内容中如需受件人特别注意、或重点事项，需要用不同颜色或字体 3、回复对方邮件时，可根据回复内容更改标题，不可RE一大串，避免阅读困难造成信息混乱。 （三）邮件回复要求 1、收件人的邮件应及时回复，最晚不超过24H，避免拖延工作进度，有特殊情况应设定自动回复告知发个人。 2、进行针对性回复：根据邮件主题及内容回复 3、回复邮件需要书写意见，不可直接空白回复 管理规章 版 本 1 电子邮件管理规章 页 次 4 of 5 4、邮件内容请勿进行多次讨论，如需对问题进行讨论，应立即召集会议进行讨论。 5、邮件回复，区分单独回复（Reply）、全体回复（All Reply） 1）如只需单独个人知道的，单独回复即可 2）如对发件人提出的问题有疑问或不清楚有不同意见，应单独与发件人沟通，沟通好了再回复相关人员 3）点击“全部回复”时，要三思而行 （四）关于附件 1、附件应有与本邮件相关的文件名 2、如附多个附件，邮件内容中简要说明；附件数量超过3个时，建议压缩成一个文件档 3、如果要传送之数据大小超过10MB，请分割成数个小于10MB的邮件，再传送；以免传递速度过慢。 （五）其余注意事项 1、新人到岗，需要先送邮件至部门主管许可后才可以外发，以确保公司利益。 2、邮件To(收件人) 主要联络人，接受者有必要回复；邮件需要cc(抄送)其他 人员，则可帶部门主管或对方主管 3、禁止发件人将公司机密（包括但不限于：询比议价、报价、客户、供应商、研发设计图稿、库存、非公开财务报表、非公开规划、等）发送无关人员，或CC给无关人员，避免损害公司形象、及造成损失。 4、除非是对全公司同仁进行邮件公告，否则不能用 To All方式发送给所有员工 5、转发邮件前，应检视：1）、不得把公司内部消息无条件转发，2）、是否可以将客户、供应商邮件内容转发；3）、体察受件者感受，邮件的语气恰当；对于转发邮件，必要时当事者消化过再以适当语气转发对方。 6、非重大事项、或员工投诉，不能随意发邮件至总经理、董事长；若部门间沟通事项，发送、抄送给同级别单位部门最高主管即可。 管理规章 版 本 1 电子邮件管理规章 页 次 5 of 5 7、若违反前述禁止之规定，经查属实情节重大者，资讯部停用其账号，提报人事公司奖惩办法惩处。 6.3信箱维护： 6.3.1信箱有大小的限制，信箱拥有人于平时得将不重要之邮件删除，以免超出大小限制，使得邮件无法正常传送及接收。 6.3.2资讯部于必要情况下，必须做系统维护时，信箱拥有人应全力配合。 6.3.3信箱数据建议保留二个月，个人重要信件，请采用邮件汇出之机制，存放在个人计算机主机上；超过二个月的数据，资讯部得视情况删除。