1、档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫生。
2、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。
3、根据档案的内容、性质和时间等特征，对档案进行分类整理、存放、归档，并按内容和性质确定其保存期限，电子档案要及时备份。
4、维修人员要对使用的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使用失效的文件、资料。
5、维修车辆实行一车一档制，档案内容包括指令单、维修记录、检验记录、维修人员和质量检验人员签字，竣工签字等，外修作业的车辆还应具有外修指令单和结算凭证。
6、档案的`借阅必须办理规定手续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅自转借、复印。
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