1、 为搞好公司的采购工作，保证优质廉价的供应，确保经济指标的完成，以及防止一些不良倾向的发生，特制定本制度。
2、物资采购是湘联鞭炮厂仓储管理工作的一部分。原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持配合权，未经同意擅自采购者财务拒绝报销。
3、 所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。
4.、采购人员必须忠诚企业，遵纪守法，视企业利益为最高利益，不徇私情，不谋取个人利益，不贪污受贿，要以湘联鞭炮厂利益为重，相互监督，相互配合，共同把关。
5、 采购人员必须熟悉各类商品的质量标准和市场价格，具有辨别假冒伪劣商品的一般性常识，了解其主要性能指标、功效、技术含量、成分配比及简易的辨别方法。
第二章 采购项目的申请
1、凡是仓库储备项目由其提出采购申请，并执行仓库货品库存预警。仓库的每种存货物资均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货物。仓库主管要填写一份仓库补仓“采购申请单”，申请之前必须认真检查库存量及消耗量。
2、仓库储备以外的项目由各使用部门提出采购申请。申请之前需查询仓库是否有该项储备，或在仓库多余物资中是否有代用品。
3、经确认必须购买的物资材料，必须由仓库或使用部门按照不同的情
况提前填写物资需求的申请表，经部门负责人、估价员、所属主管领导签字后，有效审批后交采购部门（或采购人）统一办理。
4、正常消耗料以外的采购项目填写“物资申购单”，报送采购部门。 6、所有物资采购申请要有计划性，不能盲目采购，提前填写审核，要留有余地。
① 需加工的商品要根据生产情况提前提出申请；
② 常用批量物资，由厂各部门根据以前物资消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制年度采购计划和预算报财务部审核； ③ 一般采购要提前5天提出申请；
第三章 采购项目的择商、确认与报价
1、所有采购申请单报送到采购部门，由相关采购人员负责以订单择商、以确认与报价。
2、采购人员对申购单中的疑问要及时与申购部门的负责人沟通，在确认无误后，按要求时限尽快找到至少3家以上的供应商，进行业务洽谈，经过对比筛选，择优确定报价填入申请单，并填好总金额、供应商名称。
3、为保证所购进物资的价格符合现行市场价格标准，对于一般采购项目，采购人员经常性地对各类商品的市场价格进行调查摸底，了解市场行情，以便以最低的成本购货。
4、供货商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归湘联鞭炮厂所有，必须在报价中注明并办理正式的入库手续，以零成本入帐。严禁采购人员
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擅自私分或擅自赠送他人。
5、对于有特殊要求或需加工定做的采购项目，需要做详细说明或提供样品；供方按要求提供样品，经管理授权人签字后方可进一步洽谈。 6、 采购部门对内要主动与有关部门保持密切联系，树立服务意识， 熟知公司物品的标准和使用情况；对外经常做好市场调查研究，掌握市场信息；积极主动向使用部门推荐适路新产品及质优价廉的替代品；积极主动向公司提供市场情况及购买策略。
7、在选取长期合作及大宗采购的供应商时，要对供应商合法资质进行严格的审查，查验并索取其营业执照、代理授权书、产品合格证、检疫检验报告、业务人员身份证等复印件。确保供货商身份合法，供货渠道正规，产品质量合格。
8、建立和完善供应商档案管理制度，掌握其营业执照有效期限、年检情况、中途法人或代理人及单位地址变更情况等，随时保持密切联系。 9、所有采购项目择商、报价必须由采购部门（或采购人）在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定；使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。采购部在择商报价中必须认真研究对待；使用部门必须在工作中要主动与采购部门沟通配合，对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报采购部，由其选定质优价廉服务好的供应商。 10、确属疑难采购项目，采购部门应及时与使用部门进行沟通，研究对策，必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报，不得拖延误事。
11、所有采购项目依据有效申购单由采购部门安排采购员统一购买，其他部门一般不得自行购买。
第四章 采购项目的购买
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1、经审批签字的采购单返回采购部门后，由采购相关负责人安排购买。所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限、供应商及其他要求进行。
2、 在采购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品。
3、由于市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时，必须重新办理补缺申请，经审批后方能购买。
第五章 采购项目的后续跟进工作
1、采购订单的跟催：
当订单发出后，采购部门需要跟踪、催促整个过程直至收获入库。 2、采购订单取消 ① 厂部取消订单
如因某种原因，公司需要取消已发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部门必须预先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，以报高层领导作出决定。 ② 供应商取消订单
如因某种原因，供应商取消了公司已发出的订单，采购部门必须找到另一家供应商并立即通知需求部门。为保障我厂利益，供应商必须赔偿我厂的人力、物力、时间及其他经济损失。 ③ 对于违反合同的行为，严格按照合同条款处理。 ④ 所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查。
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⑤ 凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈交财务部及厂长批示。
第七章 采购项目的验收
1、无论是供应商还是采购人，购回物品必须与收货方（库房）联系，根据申购表验收货物，验收合格后入库或分送所需部门。不允许采购人员或供应商直接将货物交与使用部门。
2、对于不符合“采购申请表”中所列内容的采购，收货方（库房）有权拒收。供应商或采购人员办理入库手续后，库房管理员应开立“入库单”，并将入库单第二联交予采购人员或供应商办理结算，第一联上交财务部，第三联库房留存备用。
3、收货人在对购入物资的质量、规格、样式等难以确认的情况下，要主动请所需部门的授权人协助验收。
5、 在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。
6、 购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。如仍存分歧，由高层主管领导裁决。
第八章 采购项目的结算
1、所有采购项目的结算均由采购人员凭该项采购订单到财务部取得付
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款手续后进行。
① 零星商品采购项目金额在XXXXX元（含XXXX元）以下的由采购人员填写“现金申请单”经采购主管、高层主管领导、主管会计签字后，到出纳员处领取现金。付款后经办人要及时将采购申请报、发货票、入库单、费用报销单一并递交财务部报账。采购人员可以先用自留备用金付款，然后填写“零星开支单”经采购主管、主管会计批准签字后附发货票、收货单证交出纳员处报销现金，回补备用金。 ② 供应商结算的XXXX元（含XXXX元）以下的可以办理现金结算，超过XXXX元的必须办理转账结算。
③ 国内外埠采购由采购人员凭采购申请表、采购订单合同、发票、收货单证一并登记，并注明收款人、开户银行名称、账号后交收货人签收，收货人附件做账后递交财务部，由财务部办理汇款手续。 2、供需双方认可的带有预付款的采购项目必须由采购人员填写“费用预支单”，附该项订单、预付款协议书报采购部主管、主管会计审批签字后，依据以上规定选择不同办法付款。
第九章 采购注意事项
1、采购人员要严把进货关，尽量寻找货物生产源头，以降低进货成本。 2、进货时要做到货比三家，尽量扩大选择余地，从中得到价格低、质量好、性能优的商品。
3、对不太了解和不太熟悉的商品要经常与需求（使用）部门联系，征求他们的意见。
4、在保证各部门正常需求的前提下，坚持少进、勤进和快销的原则，尽量采购最近时期生产的产品，以延长使用或销售周期，避免忽略某
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些商品保质期或保质期过短而形成库存积压。
5、在不影响采购价格的前提下，尽量索要正规发票或正式收据，严禁打白条。
6、为保证所进货物的价格符合现行市场价格标准，采购人员必须建立市场询价机制（每月13日、28日），经常对各类商品的市场价格进行调查摸底。
7、严禁采购人员向供货商提出业务范围以外的各种要求，以满足个人私欲，更不允许收受回扣，损害企业集体利益，否则按企业奖惩制度相关条款处理。
9、“采购申请单”必须注明： ①货品名称、规格 ②平均每月消耗量 ③库存数量 ④最近一次订货单价 ⑤提供本次订货数量建议
对于不同的申购单可按不同标准填写。
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项目申请 库房日常消耗品 库房日常采购 一般采购项目 是否为仓库储备 非直接消耗 (酒库、饮料) 主任审批 库管提出申请使用部门提出申请 部门主管审批 采购主管审批 报送采购部 择商、确认、报价 审批 项目的采购 货物验收 项目的结算
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