东方通信公司合同订单管理

范围

适用于采购部在与供应商采购合同商务谈判、编制采购合

同，向公司的法律部合同管理人员申请合同号，采购订单下达和合同关闭的全过程 控制目标

确保双方对于合同的各个细节条款的理解一致，避免应合同

的理解不同而引起的纠纷

在谈判的过程中掌握谈判的主动权，尽量避免违反我公司事

前确定的基本谈判策略和采购价格底线，保护公司的利益

保证采购合同经过适当的审核，降低合同签订不当带来的法

律风险

保证采购合同在签订之前以经过各有关部门的认可，降低合

同不当引致执行后带来的生产经营风险 合同的统一管理有助于加强合同跟踪管理

降低在公司合同管理人员监管之外订立合同给公司带来的

法律风险

及时结束合同，降低未能取得合同所有应享有权利的风险 避免质保期内货物未及时处理所造成的损失

确保订单同框架协议和长期合同保持一致，降低合同执行风

险

确保订单在各项形式上符合合同和协议以及法律规定，降低

订单法律风险 主要控制点 合同商务谈判

谈判前拟制谈判工作计划， 报采购经理审核；

谈判组需充分分析已掌握的信息，制定谈判预案报采购经理

审核；必要时报物流副总裁审核

谈判中对方提出的条件与预案有重要差异时，需要相关部门

审核

谈判基本结束拟定的谈判报告须报采购经理与物流副总裁

审核 合同的编制与审核

采购经理在合同签订之前应在本部门内组织专业人员进行

评审，由采购经理决定是否需要其他相关部门的人员协助进行评审

采购经理根据采购评审记录确定评审是否通过

如评审通过的合同的基本条款与标准合同范本不一致，采购

经理将合同交法律部进行审核

超过采购经理权限的上报物流副总裁作出决定

通过采购经理和物流副总裁审核的应报财务经理进行审阅 合同号申请

采购员填写的合同号申请表应上报采购经理进行审核是否

真实完整 合同的关闭

采购人员定期检查合同，确定质保条款是否将要到期 采购员对接近质保期的货物检查是否仍有库存，对库存的货

物请质量部再次质检 订单下达

采购员编制的订单应上报采购经理进行审阅，由指定的人员

签字认可 特定政策

重要合同谈判预案的保密性应由采购总经理进行确认，并根

据级别分类下发谈判小组组员

采购部总经理必须为商务谈判组长设置权限，谈判组长仅在

权限内有谈判权

在采购合同评审记录文件上签字的相关部门人员也对采购

合同负责，承担相应的责任

采购员认为可以关闭的合同必须得到采购经理的批准，所有

的采购文档存档

对一些特殊产品，应在合同条款上规定合同关闭的条件与期

限，以及相应的质保条款。

采购员依据合同签订制度，根据合同签署级别，由相应人员

签订合同，谈判组组长或具体采购人员负责小签。若需其他人代签，必须由正规书面授权书授权并作为附件附在合同之后。

对框架合同的合同号经申请确认后，合同项下每个定单号可

每周直接由采购员确认后交由合同号管理人员存档。 对合同号的申请采购部总经理不在时可授权采购部经理确

认。 涉及部门 采购部 财务部 总裁办 质量部 物资管理部 流程说明

合同商务谈判流程

步骤 1 1 涉及部门 拟制谈判工作计划，交采购部总经理审核 步骤说明 系统操作 采购部采购员,采购总经理 2 1.1 1.1.1 1.1.2 2.1 采购总经理 采购部总经理对谈判工作计划进行审核 采购部采购员 采购部总经 理 相关部门 采购部采购 员 采购部采购员,采购总经理 采购部总经理 谈判组 谈判组, 采购总经理 采购部总经理采购员 采购部总经理 同意，则继续判断是否需要其他部门人员参与谈判 需要，则采购部总经理向其他相关部门提出人员需求标准 其他相关部门选派人员参与 不需要则成立谈判组 不同意则说明如何修正返回采购员修改 3 4 5 6 3.1 1.3.1 采购部总经理组织成立谈判小组，并任命谈判组组长 谈判组组长召集谈判组成员开会以确定分工 谈判组查询供应商相关资料与信息，制定谈判预案交采购部总经理审核 采购部总经理对谈判预案进行审核，是否同意 同意，继续判断是否需要物流副总裁审核 需要，则送物流副总裁审核，物流副总裁审核是否同意 员,物流副总裁 采购部采购 采购部采购员,物流副同意，则继续 总裁 1.3.2 4.1 7 物流副总载,谈判组 不同意，则说明修正意见返回谈判组修改 不需要，则继续 不同意，则说明修正意见返回谈判组修改 谈判组组长将谈判预案分发给谈判组成员，谈判组成员分头进行谈判的准备工作，准备完毕后，谈判组成员开会确定谈判策略 谈判小组按标准合同条款进行谈判，并每天进行小结，组长根据当前的情况安排下一步的谈判工作 谈判小组组长根据小结判断是否与预案有重要差异 有，则继续判断是否需要其他部门审核 是，则谈判组长根据不同问题，将谈判情况小结递交相关各部门反馈情况，提交采购部采购员总经理审核 否则提交采购部总经理审核 员 采购部采购物流副总载,谈判组 谈判组长和组员 谈判组长和组员 谈判组长 谈判组长 谈判组长,8 9 5.1 1.5.1 采购部采购部门，要求提出建议反馈给采购部采购员，谈判小组汇总员和采购总经理 1.5.2 谈判组长和 采购部总经理 谈判组长 采购部总经理 采购部总经理, 谈判组 谈判组和物 流副总裁 物流副总裁和谈判组 物流副总裁和谈判组 谈判组 采购部采购员 谈判组 6.1 10 7.1 1.7.1 1.7.1..1 1.7.1..2 1.7.2 若与预案没有重要差异,则转到12 采购部总经理进行审核，是否可以接受 可以接受，则谈判小组继续判断是否需要物流副总裁审核 需要，则交物流副总裁判断是否同意 同意，则转到12 不同意，判断是否继续谈 是，则转到9 否则结束谈判，由采购部采购员通知供应商并修改供应商档案 不需要，则转到12 8.1 1.8.1 1.8.2 11 12 9.1 谈判组 谈判组 不可接受则判断是否继续谈 继续谈，则转到9 否则结束谈判，由采购部采购员通知供应商并修改供应商档案 采购部采购 员 采购部总经谈判小组汇总谈判结果拟制谈判报告，送采购部总经理审理和谈判组 核 采购部总经理 采购部总经理和物流副总裁 物流副总裁和谈判组 采购部总经理进行审核，是否同意 同意，送物流副总裁进行审核 10.1 13 11.1 12.1 否则返回谈判小组重新拟制报告 物流副总裁 物流副总裁进行审核，是否同意 物流副总裁和谈判组 物流副总裁和谈判组 同意，则谈判小组汇总谈判记录，草签合同或框架协议， 转合同编制与审核流程 否则转到12 合同的编制与审核流程

步骤 2 3 涉及部门 采购部采购员 采购部采购员 步骤说明 采购员根据标准合同编制采购合同，转合同号申请流程 系统操作 接合同号申请流程，判断是否有其他附属文件，采购员准备相关的文件 4 4.1 4.1.1 4.2 采购部采购员 采购部总经理 各相关部门 采购部采购员 判断是否需要召集相关部门人员进行共同评审 是，采购部总经理向各相关部门提交人员需求标准 各相关部门负责人根据需求标准委派人员参加评审 否则，继续 5 6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.2 7 7.1 7.2 采购部总经理 采购部经理 采购部经理 采购部经理 物流副总裁 采购部经理和采购员 物流副总裁 物流副总裁 物流副总裁和采购部采购员 采购部采购员和商务管理员 采购部商务管理员 采购部商务管理员 采购部商务管理 员和采购支持经理 采购部总经理主持召开评审会（主要为技术、质量和交货期等） 评审是否通过 通过，判断是否在权限内 在权限内，则转到8 不在则交物流副总裁审批 不通过，则说明修正意见返回 采购员修改 物流副总裁进行审批，是否通过 通过，则转到8 否则说明修正意见返回 采购员修改 8 提交商务管理员审阅 9 9.1 9.2 主管人员判断合同条款是否与标准合同一致 一致，则通过采购合同 否则，报采购支持经理进行审核，是否同意 采购部采购9.2.1 支持经理 采购部采购9.2.2 支持经理 同意，则通过采购合同 不同意，则说明意见及影响，送物流副总裁审批 10 采购部总经理和财务经理 务部和采购部采购部员 采购部采购员, 财务部 采购部总经理将合同及合同评审表交财务经理审核 财务经理进行审核，将合同审批表送回采购部采购员 采购员依据合同签订制度，根据合同签署级别，由相应人员签订合同，采购部采购员、财务部和供应商各一份 11 12 合同号申请流程

步骤 1 2 涉及部门 采购部采购员 采购部经理 步骤说明 采购人员填写合同号申请表，送采购部总经理审核 系统操作 采购部总经理进行审核合同号申请表，判断是否符合填写要求 2．1 2．2 3 采购部经理 采购部经理 通过，则采购部总经理签字确认 否则说明原因，返回修改 采购员将签字过的申请表交合同号管理员 采购部采购员 4 4．1 4．2 5 采购部合同号管理员 采购部合同号管理员 采购部合同号管理员 采购部采购员 合同号管理员根据合同编号规则，查阅合同号登记表，编制合同编号，填写合同号栏，并存档 合同号管理员登记更新合同号领用登记表，并存档 合同号管理员将完成的合同号申请表复印件抄送采购部总经理 采购部人员将完成的合同号申请表复印件存档，并编制合同，转合同的编制与审核流程 合同关闭流程

步骤 1 13.1 14.1 2 涉及部门 采购部采购员 采购部采购员 采购部采购员 采购部采购员 步骤说明 采购人员按合同质保条款检查是否将要到期 将要到期，则继续 否则过一段时间后重新检查 采购员和仓库管理员检查与核对合同货物是否有库存 系统操作 15.1 16.1 3 17.1 18.1 4 5 物资管理部 物资管理部 质量部 采购部采购员 采购部采购员 采购部采购员 采购部采购员 有库存，则与质量部联系对库存货物重新进行质检，转生产材料入库检验流程 没有，则结束 接生产材料入库检验流程，判断是否合格 合格，则结束 不合格，则联系供应商按合同规定的质保条款处理进行返修 检查所有的质量返修记录 与供应商协商确定检修货物的质保延期，结束 订单下达流程

步骤 1 2 涉及部门 采购部采购员 步骤说明 采购员根据采购计划查询供应商档案，选择供应商 系统操作 采购部采购员 采购员按照已签署的长期合同或框架协议，确认各种条款， 并填写订单交采购部经理审核 3 3．1 3．2 4 采购部经理 采购部经理 采购部经理 采购部经理审核是否通过 通过，则根据权限与规定由指定人员在订单上签字 否则说明修正意见，返回修改 采购员将订单一式三份送采购部、财务部和供应商 采购部采购员 5 19.1 财务部 采购部采购员 财务部财务人员根据订单和长期合同或框架协议准备付款计划，转付款流程 采购部将订单存档 20.1 6 21.1 22.1 7 23.1 24.1 采购部采购员 采购部采购员 采购部采购员 采购部采购员 采购部采购员 采购部采购员 采购部采购员 供应商根据订单发货 采购员判断该订单是否需要对制造过程进行监控 需要，则转供应商制造过程监控流程 否则继续 订单执行完毕，送合同管理员存档备案，并判断是否为不需要入库的生产性固定资产 如果为固定资产,接固定资产收货流程 否则接入库流程 主要涉及文件

文件名称 1. 谈判工作计划 2. 谈判预案 3. 谈判记录 4. 谈判情况小结 5. 谈判报告 编制部门 采购部 采购部 采购部 采购部 采购部 商务谈判的工作计划 商务谈判的预案 商务谈判的记录 商务谈判的情况小结 商务谈判结束后的谈判报告 商务谈判的合同及框架协议 采购合同及相应的附属文件 主要内容 6. 合同及框架协议 采购部 7. 采购合同及附属文件 8. 采购合同评审记录 采购部 采购部 采购合同的评审记录 9. 合同审批表 10. 合同号申请表 11. 合同号登记表 12. 订单

采购部 采购部 采购部 采购部 合同的审批表 合同号的申请表 合同号的登记表 采购订单 填表说明 谈判工作计划

步骤 1. 2. 采购员拟制采购工作计划 采购部总经理进行审批 步骤说明 谈判预案

步骤 1. 2. 3. 步骤说明 谈判组查询供应商的相关信息,制定谈判预案 采购部总经理进行审核 物流副总裁进行审核 谈判记录

步骤 1. 步骤说明 谈判小组成员对谈判过程进行记录,包括技术与商务 谈判情况小结

步骤 1. 步骤说明 谈判小组每日填写谈判情况小结 谈判报告

步骤 1. 2. 3. 步骤说明 谈判结束后谈判小组汇总谈判情况小结,并结合谈判结果,拟制谈判报告 采购部总经理进行审核 物流副总裁进行审核 合同及框架协议

步骤 1. 步骤说明 谈判小组对通过审核的合同, 汇总商务谈判记录,与供应商草签合同及框架协议 采购合同及附属文件

步骤 1. 2. 3. 4. 5. 步骤说明 采购员根据标准合同文本编制合同,如果有其他附属文件则一起编写 采购部总经理组织评审,如果权限不够交物流副总裁审批 法律部门对合同进行审核 财务部进行审核 采购部根据合同签订制度,由相应人员与供应商签订合同 采购合同评审记录

步骤 1. 步骤说明 采购部总经理对合同组织评审,评审完毕后编制采购合同评审记录 合同审批表

步骤 1. 2. 3. 4. 采购员填写合同审批表 步骤说明 采购部总经理和物流副总裁根据权限审批 法律部门进行审批 财务部进行审批 合同号申请表

步骤 1. 2. 3. 采购人员填写合同号申请表 采购部总经理审核 合同号管理员填写合同号 步骤说明 合同号登记表

步骤 1. 步骤说明 合同号管理员根据合同编号规则进行登记更新 订单

步骤 1. 2.

采购员根据各项条款填写订单 采购部经理审阅 步骤说明 职责分工

文件编号 名称及联数 编制部门 采购部 采购部 采购部 采购部 采购部 采购部 采购部 编制人员 采购员 谈判组成员 谈判组成员 谈判组成员 谈判组成员 谈判组成员 采购员 提交部门 总经理 总经理 物流副总裁 谈判组组长 谈判组组长 总经理 物流副总裁 谈判组组长 总经理、物流副总裁 法律部门 财务部 总经理 总经理 总经理、物流副总裁 法律部门 财务部 总经理 总经理 合同号管理员 合同号管理员 总经理 提交时限 4 4 4 2 2 4 4 2 2 4 4 2 4 2 4 4 2 2 2 2 4 提交频率 不定时 不定时 不定时 不定时 不定时 不定时 不定时 谈判工作计划 谈判预案 谈判记录 谈判情况小结 谈判报告 合同及框架协议 采购合同及附属文件 采购合同评审记录 合同审批表 采购部 采购部 总经理 采购员 不定时 不定时 合同号申请表 采购部 采购员 不定时 合同号登记表 订单

采购部 采购部 合同号管理员 采购员 不定时 不定时