试论档案管理中的声像档案管理策略

赵涛

摘要：声像档案是指国家机构，社会组织和个人在各类活动中形成的对国家和社会有留存价值的照片，声音和其他材料，如照片，底片，电影，唱片，录音带和录像带。主要以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。所以，为了充分发挥其作用，本文论述了声像档案的主要特点，并简要解析了声像档案管理存在的问题及其档案管理策略。

关键词：声像档案 特征 档案管理 问题 策略

声像档案是现代档案馆的关键构成部分，在实际考察应用中发挥着重要作用。所以，为了更好地保护和利用这些生动和形象的独特载体档案，我们务必采用相应的策略。

一、声像档案的主要特征

科学技术的进步导致了许多以声像档案形式存档的档案。作者认为它主要具有以下特点：

1.直观形象特征。声像档案以音频，视频等形式存在，因此可以实现音视频所承载事件的客观详细记录，档案信息更直观盒形象性，并且对于纸质档案来说，声像档案比纸质档案相对更可靠。所以，声像档案资源的优势是纸质档案不能相比的。

2.作为其它档案资源的有效补充。虽然声像档案具有传统纸质档案不能相比的优势，但是并不表示传统的纸质档案就会不存在，相反，这种存档载体可以相互补充并相互相成，例如，在会议档案的情况下，会议形成的决议和会议记录都是纸质档案的形式，参与者的照片，演讲和会议进程能够以声像档案的形式存储，当研究人员需要研究会议状况时，纸质档案和声像档案可以使研究人员从不同的方想知晓整个过程和画面，使会议的研究成果更加真实，值得信赖和直观。

二、档案管理中的声像档案管理问题解析 档案管理中的声像档案管理问题主要表现为：

1.管理制度问题。通过调查发现，只有少数单位开发了相应的声像档案管理制度，许多单位处在自由组建和无规则自由处理的状况。而且，许多声像档案不是集结统一管理，缺少必须的管理制度，还有些单位有管理制度，但实施不够。

2.意识问题。随着社会的发展和工作的需求，机构，企业和事业单位的声像设备得到了非常大的改进，大多数单位都配备了声像设备，一般来说，声像设备相对齐全。可是，声像设备的管理也存在不同程度的混乱，大多数单位没有声像设备管理制度和使用需求，这可能导致一些设备搁置并且不能充分发挥作用，一些设备存储在部门或个人手里，并且使用人员不清楚或经常更改，设备无法有效使用，最终一些重要活动未及时记录，档案未完全保留，给声像档案的生成和存档带来了后患。

3.归档问题。声像档案具有很强的时效性和特殊的归档要求，比如，照片底片应该一起存档，图像应该补充文字注明，假如没有及时归档，以后摄影师也很难完全准确地回忆起它们。调查发现，许多单位累积了未归档的照片，大部分照片和底片已经分开或没有底片。文字说明也难以解释。最初是一张非常珍贵的照片，但鉴于缺乏及时归档而失去了存储和使用的价值。

4.保存问题。声像档案的存储要求比纸质文档的存储条件更严格，可是，一般单位把声像档案存储在文书柜中并与其他档案混合，它们没有恒定湿度，恒温和防磁的存储要求，结果，一些照片变黄并褪色，胶片粘附和劣化，磁带损坏，不利于声像档案的长期存储和利用。 三、档案管理中的严格声像档案管理策略解析

1.创立完善声像档案管理制度。对于声像档案管理中出现的问题，档案管理的声像档案管理必须合理地制定实用的管理制度，以规范声像档案的管理。所以，每个单位必须创建健全相应的管理制度，强化规范化管理，对形成的声像材料从收集，整理，备案到移交到档案室统一管理，拟定严格的制度，禁止分开流失，杜绝据为己有。明确规定日常存储，借阅和使用声像档案，应将声像档案的悠久和长远存储按期移交给档案馆，以保证实施有关的规章和制度，要制定有效的完整策略，确定责任，依法管理，遵循规则和遵循法律，逐步形成自觉的行动，保证声像档案归档的质量。

2.提升声像档案管理意识。档案管理工作不但是档案部门的事情，也是所有立档单位乃至整个社会的事情，各级领导的关注是做好档案管理的主要保证，结合有关实践分析：一是要争取主管部门和新闻机构的支持，引起社会的广大关注，因而提升全民的档案意识，尤其是各级领导和相关人员的档案意识，营建优越的档案工作氛围。其次，我们必须把握住机遇，在服务中心工作。档案部门和每个立档单位要善于抓住机会，结合当地和单位中心的工作，通过馆、室藏档案和生动的运用实例发挥档案的宣传教育作用。

3.加强声像档案归档管理。档案管理的声像档案归档管理策略重点是：一是通过正常移交接收。该科室移交给档案室，档案室移交给档案馆。二是核心单位和核心部门重点征集。对于产生大量声像档案的本地关键单位和部门，有必要集中加强征集，定期沟通并掌握情况。三是直接从摄像师那里收集。对于归于摄像师手中存档范围的声像档案，有必要努力收集。四是普遍的社会收集。对于散布在私营部门的声像档案，使用發布公告，发布文件，上门实地寻找，采用有偿征集、无偿捐献、创建名人全宗、个人代存等方法大量收集。

4.做好声像档案保存。声像档案管理需要基于声像档案安全存储的需求，恒温，恒湿，防磁，防光，防火等是必不可少的要求，所有机构必须配备有关的设施和设备，声像档案必须单独卷成卷，分别存放在声像柜或封闭的铁柜中，严格把握仓库的温度和湿度，远离光源，磁场等，并采用按期倒带查验保护措施，如磁带，录像带和光盘，并且实行数字化存储，定期拷贝，最大限度地延长声像档案的使用寿命。

结束语：总而言之，随着科学技术的进步，办公室，企业和事业单位逐渐实现现代化，同期形成了大批的声像档案。这些声像档案是每个单位档案的关键构成部分，并增强了声像档案的征集和管理，这对单位和社会具有重大意义。可是，鉴于各方面原因，造成声像档案的管理存在很多问题，所以，采用相应的措施来增强声像档案的管理具有重大意义。以下资料为赠送资料：

《滴水之中见精神》主题班会教案

活动目的：教育学生懂得“水”这一宝贵资源对于我们来说是极为珍贵的，每个人都要保护它，做到节约每一滴水，造福子孙万代。 活动过程：

1.主持人上场，神秘地说：“我让大家猜个谜语，你们愿意吗？”大家回答：“愿意！” 主持人口述谜语：

“双手抓不起，一刀劈不开， 煮饭和洗衣，都要请它来。”

主持人问：“谁知道这是什么？”生答：“水！”

一生戴上水的头饰上场说：“我就是同学们猜到的水。听大家说，我的用处可大了，是真的吗？”

主持人：我宣布：“水”是万物之源主题班会现在开始。 水说：“同学们，你们知道我有多重要吗？”齐答：“知道。” 甲：如果没有水，我们人类就无法生存。

小熊说：我们动物可喜欢你了，没有水我们会死掉的。

花说：我们花草树木更喜欢和你做朋友，没有水，我们早就枯死了，就不能为美化环境做贡献了。

主持人：下面请听快板《水的用处真叫大》

竹板一敲来说话，水的用处真叫大； 洗衣服，洗碗筷，洗脸洗手又洗脚， 煮饭洗菜又沏茶，生活处处离不开它。 栽小树，种庄稼，农民伯伯把它夸； 鱼儿河马大对虾，日日夜夜不离它； 采煤发电要靠它，京城美化更要它。

主持人：同学们，听完了这个快板，你们说水的用处大不大？ 甲说：看了他们的快板表演，我知道日常生活种离不了水。 乙说：看了表演后，我知道水对庄稼、植物是非常重要的。 丙说：我还知道水对美化城市起很大作用。 2.主持人：水有这么多用处，你们该怎样做呢？ （1）（生）：我要节约用水，保护水源。

（2）（生）：我以前把水壶剩的水随便就到掉很不对，以后我一定把喝剩下的水倒在盆里洗手用。

（3）（生）：前几天，我看到了学校电视里转播的“水日谈水”的节目，很受教育，同学们看得可认真了，知道了我们北京是个缺水城市，我们再不能浪费水了。

（4）（生）：我要用洗脚水冲厕所。

3.主持人：大家谈得都很好，下面谁想出题考考大家，答对了请给点掌声。

（1）（生）：小明让爸爸刷车时把水龙头开小点，请回答对不对。 （2）（生）：小兰告诉奶奶把洗菜水别到掉，留冲厕所用。

（3）一生跑上说：主持人请把手机借我用用好吗？我想现在就给姥姥打个电话，告诉她做饭时别把淘米水到掉了，用它冲厕所或浇花用。（电话内容略写）

（4）一生说：主持人我们想给大家表演一个小品行吗？ 主持人：可以，大家欢迎！请看小品《这又不是我家的》

大概意思是：学校男厕所便池堵了，水龙头又大开，水流满地。学生甲乙丙三人分别上厕所，看见后又皱眉又骂，但都没有关水管，嘴里还念念有词，又说：“反正不是我家的。”

旁白：“那又是谁家的呢？”

主持人：看完这个小品，你们有什么想法吗？谁愿意给大家说说？ 甲：刚才三个同学太自私了，公家的水也是大家的，流掉了多可惜，应该把水龙头关上。

乙：上次我去厕所看见水龙头没关就主动关上了。

主持人：我们给他鼓鼓掌，今后你们发现水龙头没关会怎样做呢？ 齐：主动关好。

小记者：同学们，你们好！我想打扰一下，听说你们正在开班会，我想采访一下，行吗？ 主持人：可以。

小记者：这位同学，你好！通过参加今天的班会你有什么想法，请谈谈好吗？

答：我要做节水的主人，不浪费一滴水。 小记者：请这位同学谈谈好吗？

答：今天参加班会我知道了节约每一滴水要从我们每个人做起。我想把每个厕所都贴上“节约用水”的字条，这样就可以提醒同学们节约用水了。 小记者：你们谈得很好，我的收获也很大。我还有新任务先走了，同学们再见！

水跑上来说：同学们，今天我很高兴，我“水伯伯”今天很开心，你们知道了有了我就有了生命的源泉，请你们今后一定节约用水呀！让人类和动物、植物共存，迎接美好的明天！ 主持人：你们还有发言的吗？ 答：有。

生：我代表人们谢谢你，水伯伯，节约用水就等于保护我们人类自己。 动物：小熊上场说：我代表动物家族谢谢你了，我们也会保护你的！ 花草树木跑上场说：我们也不会忘记你的贡献！

水伯伯：（手舞足蹈地跳起了舞蹈）……同学们的笑声不断。 主持人：水伯伯，您这是干什么呢？

水伯伯：因为我太高兴了，今后还请你们多关照我呀！ 主持人：水伯伯，请放心，今后我们一定会做得更好！再见！

4.主持人：大家欢迎老师讲话！

同学们，今天我们召开的班会非常生动，非常有意义。水是生命之源，无比珍贵，愿同学们能加倍珍惜它，做到节约一滴水，造福子孙后代。 5.主持人宣布：“水”是万物之源主题班会到此结束。 6.活动效果：

此次活动使学生明白了节约用水的道理，浪费水的现象减少了，宣传节约用水的人增多了，人人争做节水小标兵

以下资料为赠送资料：

《滴水之中见精神》主题班会教案

活动目的：教育学生懂得“水”这一宝贵资源对于我们来说是极为珍贵的，每个人都要保护它，做到节约每一滴水，造福子孙万代。 活动过程：

1.主持人上场，神秘地说：“我让大家猜个谜语，你们愿意吗？”大家回答：“愿意！” 主持人口述谜语：

“双手抓不起，一刀劈不开， 煮饭和洗衣，都要请它来。”

主持人问：“谁知道这是什么？”生答：“水！”

一生戴上水的头饰上场说：“我就是同学们猜到的水。听大家说，我的用处可大了，是真的吗？”

主持人：我宣布：“水”是万物之源主题班会现在开始。 水说：“同学们，你们知道我有多重要吗？”齐答：“知道。” 甲：如果没有水，我们人类就无法生存。

小熊说：我们动物可喜欢你了，没有水我们会死掉的。

花说：我们花草树木更喜欢和你做朋友，没有水，我们早就枯死了，就不能为美化环境做贡献了。

主持人：下面请听快板《水的用处真叫大》 竹板一敲来说话，水的用处真叫大；

洗衣服，洗碗筷，洗脸洗手又洗脚， 煮饭洗菜又沏茶，生活处处离不开它。 栽小树，种庄稼，农民伯伯把它夸； 鱼儿河马大对虾，日日夜夜不离它； 采煤发电要靠它，京城美化更要它。

主持人：同学们，听完了这个快板，你们说水的用处大不大？ 甲说：看了他们的快板表演，我知道日常生活种离不了水。 乙说：看了表演后，我知道水对庄稼、植物是非常重要的。 丙说：我还知道水对美化城市起很大作用。 2.主持人：水有这么多用处，你们该怎样做呢？ （1）（生）：我要节约用水，保护水源。

（2）（生）：我以前把水壶剩的水随便就到掉很不对，以后我一定把喝剩下的水倒在盆里洗手用。

（3）（生）：前几天，我看到了学校电视里转播的“水日谈水”的节目，很受教育，同学们看得可认真了，知道了我们北京是个缺水城市，我们再不能浪费水了。

（4）（生）：我要用洗脚水冲厕所。

3.主持人：大家谈得都很好，下面谁想出题考考大家，答对了请给点掌声。

（1）（生）：小明让爸爸刷车时把水龙头开小点，请回答对不对。 （2）（生）：小兰告诉奶奶把洗菜水别到掉，留冲厕所用。

（3）一生跑上说：主持人请把手机借我用用好吗？我想现在就给姥姥打个电话，告诉她做饭时别把淘米水到掉了，用它冲厕所或浇花用。（电话内容略写）

（4）一生说：主持人我们想给大家表演一个小品行吗？ 主持人：可以，大家欢迎！请看小品《这又不是我家的》

大概意思是：学校男厕所便池堵了，水龙头又大开，水流满地。学生甲乙丙三人分别上厕所，看见后又皱眉又骂，但都没有关水管，嘴里还念念有词，又说：“反正不是我家的。” 旁白：“那又是谁家的呢？”

主持人：看完这个小品，你们有什么想法吗？谁愿意给大家说说？ 甲：刚才三个同学太自私了，公家的水也是大家的，流掉了多可惜，应该把水龙头关上。

乙：上次我去厕所看见水龙头没关就主动关上了。

主持人：我们给他鼓鼓掌，今后你们发现水龙头没关会怎样做呢？ 齐：主动关好。

小记者：同学们，你们好！我想打扰一下，听说你们正在开班会，我想采访一下，行吗？ 主持人：可以。

小记者：这位同学，你好！通过参加今天的班会你有什么想法，请谈谈好吗？

答：我要做节水的主人，不浪费一滴水。 小记者：请这位同学谈谈好吗？

答：今天参加班会我知道了节约每一滴水要从我们每个人做起。我想把每个厕所都贴上“节约用水”的字条，这样就可以提醒同学们节约用水了。 小记者：你们谈得很好，我的收获也很大。我还有新任务先走了，同学们再见！

水跑上来说：同学们，今天我很高兴，我“水伯伯”今天很开心，你们知道了有了我就有了生命的源泉，请你们今后一定节约用水呀！让人类和动物、植物共存，迎接美好的明天！ 主持人：你们还有发言的吗？ 答：有。

生：我代表人们谢谢你，水伯伯，节约用水就等于保护我们人类自己。 动物：小熊上场说：我代表动物家族谢谢你了，我们也会保护你的！ 花草树木跑上场说：我们也不会忘记你的贡献！

水伯伯：（手舞足蹈地跳起了舞蹈）……同学们的笑声不断。 主持人：水伯伯，您这是干什么呢？

水伯伯：因为我太高兴了，今后还请你们多关照我呀！ 主持人：水伯伯，请放心，今后我们一定会做得更好！再见！

4.主持人：大家欢迎老师讲话！