高校教学档案以“件”为单位归档的探索与实践

高校教学档案以“件”为单位归档的探索与实践

【摘 要】以本院档案管理实践为例，介绍了教学档案“件”的界定和以“件”为单位的整理方法及其优点。认为以件为单位的归档方法基本弥补了立案卷法的诸多不足，提升了工作效率，有力推进了档案信息化进程。

【关键词】教学档案；“件”为单位

2000年12月6日国家档案局于颁布的《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）和2002年1月1日甘肃省档案局结合本省实际制定的甘肃省《归档文件整理规则》实施细则（以下简称规则）为我省高校文书档案管理工作的规范化奠定了基础。普通高校作为国家档案的永久保管基地，有其自身的特殊性，因为在一所高校内既有文书档案，又有科技档案，还有高校特有的教学档案等。鉴于高校文书档案管理的特点，笔者认为突破档案管理传统和理论等多方面的束缚，从高校档案工作实际出发，运用文书档案简化整理的成功经验来指导整理教学档案是可以探索尝试的。教学档案与文书档案虽属不同性质的档案，但其特点也具备实行简化整理的条件。近年来，我院根据本单位实际情况，参照《规则》管理办法，尝试对教学档案进行以“件”为单位管理，取得了明显成效。

1、教学档案“件”的界定

所谓“件”是文件制发、传递、处理的基本单位，是文件运动过程中的客观存在形式。整理教学档案要灵活掌握“件”的界定。档案管理部门应适当拓展“以件归档”中“件”的概念。我院在以件归档中，对“件”的确定主要依据以下几个方面：第一、按文件学理论来界定是否属于一份完整的文件，即一份完整的文件为一件，如“红头文件”正本与定稿为一件、批复与请示为一件等。第二、根据文件形成的自然规律界定“件”，一份文件中包含有相对独立的可检索利用的内容多又相对独立的，可将相对独立的部分界定为一件，如招生底册、择业、就业花名册、毕业生综合测评表等，可根据文件材料的性质、阶段性、区域性等特点来界定“件”。第三、档案检索中有关联的多份文件组合成一件，如学生学籍卡片、学生成绩登记表，可把同一个班级的学籍材料组合为一件。第四，根据文件形成的成套性界定“件”，基于教学档案的特殊性，允许将成套材料当作一件归档，也允许将成套材料中的每一份当作一件，如教学大纲、教学实施计划等，教学大纲可按一个专业为一件，教学实施计划可按一学期为一件，按照教学档案一套材料的自然顺序排在一起，件号相连，间接保证教学档案自然成套性。

2、教学档案以“件”为单位的整理方法

整理方法基本上类似于文书档案，但仍须遵循《规则》的基本要求，我们在教学档案以件为单位整理归档的实践中，具体采取了装订、分类、排列、编号、编目、装盒等六个步骤。

1）装订

归档的教学文件材料以“件”为单位进行整理与装订。装订之前，应先检查其是否齐全完整。（1）整理时，正本与定稿合为一件；正文与附件合为一件；原件与复印件合为一件；转发文与被转发文合为一件；同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的各为一件；文件处理单与相关文件合为一件；同一班级的学籍材料合为一件；教学会议纪录、教学大纲等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。（2）装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后；文书处理单需保留的，置于相关教学管理文件之前，按文件首页对待。（3）已装订成册的教学人才培养方案、教学大纲等，可以保持原貌，不再拆开重新装订。对学生成绩表、新生录取花名册等材料，每件加封面和封底后装订。（4）装订教学文件材料时尽量把四边都取齐，至少把左边与下边分别对齐。在装订方式上，采用不锈钢夹或线绳进行装订，较厚文件材料采用“三孔一线”的线装方法装订。

2）分类

《规则》分类方法有两种：一种是“保管期限——年度——机构”；另一种是“保管期限——年度——问题”。前者适用于内容机构较多、分工较细、文件量大的单位，后者适用于内部机构少、分工较粗、文件量小的单位。而高校普遍采用“年度+类目”的分类方法。《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》在十个一级类目下分若干个二级类目。这里的“类目”实际上与《规则》上讲的“问题”是一致的，也就是按高校内部机构的职能性质分类，比如，教务处、成教院分别负责本、专科生，本、专科学生和成教学生教学管理工作，所产生的管理性文件都属于教学类目；教务处负责的学籍管理材料，招生就业处负责的毕业生就业材料等都属于学生类目。这些一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“JX”即“jiaoxue”（教学）的简称。二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述客观反映的内容性质、进行设置。设置的标准，在大原则统一的情况下，各高校根据具体情况对随机目录进行选择。二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次为12、13......99，但10、20……等带“0”的数字不用。这种分类方案有利于立案卷归档法，可以将同一大类的档案按二级类目归档。但在以件为归档法中，我们是以单位文件归档，档案的件号与档案是一一对应的关系，再辅以现代化高效、灵活、快捷的计算机和网络检索技术，因此已经没有必要将同一大类的档案又分为若干二级类目了。

我院在整理教学档案的实践中，结合《规则》和《高等学校档案实体分类法》中案卷级的分类方法，一般分到一级类目，例：

2012---DQ 2012---XZ 2012---JX

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年度 一级类目 年度 一级类目 年度 一级类目

排列方式由传统的案卷级“年度——类目——案卷号”转变为文件级的“年度——类目——保管期限——件号”，其中年度采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。保管期限用“永久、长期、短期” 表示。3）排列

归档文件在分类方案的最低一级类目进行排列，按事由结合时间、重要程度

等排列。一般教学大纲、学籍卡片、教材等成套材料可集中排列，这样可保持它的自然形成规律和有机联系。

4）编号

以固定分类、排列次序编页号（1）正面编在右上角，背面编在左上角，每

份文件从“1”开始编写页号。（2）编件号：按照归档文件的分类体系和排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内。（3）加盖并填写归档章：在每份文件首页上端靠右的空白处加盖归档章并填写各项目（确有特殊情况者可酌情处理）。

5）编目

编目是指编制归档文件目录。（1）依据分类体系和排列编号顺序逐件编制归

档文件目录。（2）采用一、二种分类方法的单位，根据其机构或问题类别的排序，按永久、长期、短期各一个流水号，分别编制归档文件目录。（3）归档文件目录为竖式，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注项目。（4）归档文件目录应装订成册，一般一年一本。归档文件目录封面可设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）项目。

6）装盒

（1）采用一、二种分类方法排列、编号、编目的单位，按照永久、长期、短期三个编号顺序分别装盒，装满为止。不同保管期限的文件不得混合装盒。（2）一盒文件装好后，即应在文件后面放置备考表。（3）填写档案盒封面和盒脊。档案盒封面项目仅有：全宗名称。档案盒盒脊项目包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。

3、教学档案以“件”为单位归档的优点

以“件”为单位管理是适应高校教学工作快速发展的迫切需要，是提高档案管理工作整体水平的客观要求，是信息化条件下利用教学档案的正确选择。教学档案以件为单位组织室藏，改变了传统教学档案保管方式，与传统的立卷方法相比，减少了繁琐、复杂的组卷、拟写案卷标题、案卷目录、全引目录、手工装订等过程，有利于档案的计算机现代化软件管理，便于文档一体化，可大大减少档案整

理的工作量，提高档案利用的查找速度。我们认为教学档案以“件”为单位归档的优点具体体现在下述六个方面：

1）简化了程序，减少了劳动强度，提高了工作效率和质量

一是传统方式立卷，手工立卷工作劳动量大，重复性劳动多，对一份文件来说需要反复十几次。以件为单位整理档案，可以随办随归，这就使工作日常化。二是简化了整理过程。与传统立卷方式相比，变“卷”为“件”最大限度地减少整理步骤，减少了繁琐、复杂的组卷过程。

2）便于复制，有利于文件的管理和保密

以件为单位，每份文件都不厚，复印出来的文件既清楚美观，又不费事。过去档案利用者查阅文件时，往往是要调出整个案卷或数个案卷，而同一案卷中有不同密级的文件和要求利用范围、对象有所区别。在这种情况下，很难做到保守秘密，以件为单位管理，利用者需要哪份就调阅哪份文件，不必也不能调出其他文件借阅，便于利用工作的管理，又便于保密工作的贯彻执行。

3）便于保管、便于统计

“以件为单位”的排列方法是在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度以及文件的形成者，所反映的问题等进行排列，一个单位的文件，统统按件流水号保管，便于平时核对，及时偿还。档案统计以件为单位也更合理、更科学、更规范。

4）便于档案的保护

以案卷为单位，利用者利用一个案卷中的一份文件，也必须全卷调出查阅，增加了文件的磨损和见光次数，使档案易碎易老化，不利于档案的长久保存。实行“件”整理后，无论是借阅、复印、借出等等利用行为均以单位文件进行，使档案更加安全，有利用档案的保护。

5）便于鉴定调整

现行的以卷为单位保管的案卷，多份文件装订成册，如果发现有错误或需要调整，以及有文件没有及时归档的情况时就需要拆卷，而拆卷就不只是拆一个卷就能解决问题，必然引起连锁反映。经过若干年后都要鉴定，保留有保存价值的，删除无保存价值的文件。“以件为单位”只需在微机上进行确认，删除要销毁的文件，保留需要留存的文件目录，并到相应档案盒中删除原件即可，不仅避免了以后向档案馆移交的麻烦，同时也得于各级档案馆馆藏质量提高。

6）运用计算机和档案管理软件，便于查找利用

计算机所具有的强大的随机、多途径检索能力，使这一目的能够轻松实现，

立卷的必要性已不复存在。利用者从查阅检索工具到查阅文件，都更具有针对性、节省时间、更快捷、更方便。在随办随归的情况下，使办理完毕的文件能够及时、直接进入档案管理，大大缩小文件办毕到归档利用的空间时间，可以使档案及时提供利用。以件归档是对长期以来的案卷整理方法的改革，适用于计算机等现代化管理手段的需要，也推动了档案部门档案现代化管理的进程。

参考文献：

[1]甘肃省《归档文件整理规则》实施细则，2002.

[2]国家教育委员会办公厅.高等学校档案实体分类法[z]. 成都：四川科学技术出版社，1994.

[3]高等学校教学文件材料归档范围（（87）教办字016号）.

[4]普通高校近十年归档案方法回顾[J] 《中国档案》，2012，（1）.

[5]黄文斌，科技档案简化整理的可行性及方法探讨[J] 《科技档案》，2010，（2）.