主办单位：湖南中医药大学湘杏学院团委学生会
承办单位：湖南中医药大学湘杏学院团委学生会文艺部、艺术团
第一部分晚会概况
【晚会组织】
这次元旦晚会由院团委学生会组织策划。我们院学生会历来是一支有着极强凝聚力的学生队伍、工作能力突出，成功的组织了许多活动，特别是去年举行的大型五四、毕业生欢送晚会，首届魅力青春顶级男生女生选拔大赛以及女生节活动等等，还有本学期的K歌之王大赛都取得了突出的成绩。我们将在这次元旦晚会暨大学生艺术节的工作中再一次充分发挥团队优势，团结合作、共同努力，与老师、同学携手办出一台有我院特色的晚会。
【晚会的历史性意义】
20某某年是湘杏学院正式独立的一年，昭示着湘杏学院崭新的篇章，在未来发展的道路上，为有了这些崭新的面孔和新鲜的元素，将会更富有生命力和创造力量，特别是为建设和谐湘杏提供更多先进的思想力。09年元旦晚会暨大学生艺术节意味着是这一切美好的开始，热热闹闹的，欢歌笑语的唱响湘杏学院新的篇章。
【晚会主题名称】
湖南中医药大学湘杏学院元旦文艺汇演――暨“20某某大学生艺术节狂欢夜”
【晚会目标】
欢迎新文艺力量、融合师生情谊、展现湘杏校区特色和我院的风采、扩大湘杏学院校区团委学生会影响。
【晚会形式及内容】
全院每班的节目不限，形式不限，内容尽量贴近主题。大一每个班至少要编排一个节目，具体的节目编排由各班文艺委员负责和组织，然后经过策划组再进行审核和培训。艺术团各队也同各班一样编排节目。所有节目需提前彩排，最后经过我院团委学生会审查之后，合格的节目方可在这台文艺晚会上表演。节目演出次序由晚会策划组决定。(筛选节目的过程以班级优先，照顾班级节目，综合考虑)
【晚会地点和时间】
地点：待定
时间：20某某年12月底(具体待定)
第二部分晚会日程及组织安排
【晚会筹备日程安排】
拉赞助：11月1日开始
前期宣传：11月1日左右
道具准备：截至12月20日
音乐制作： 12月20日
选择主持人：12月16日-12月18日
会场布置：12月20日(具体待定)
节目来源、筛选及彩排：节目的主要来源各班级和文艺部、艺术团的特色节目(药学院节目得照顾联系)
第一次筛选(定于11月25日)报告厅
第二次筛选(定于12月5日)报告厅
第一次质检(定于12月15日)体育馆排练厅
第二次质检(定于12月18日)体育馆排练厅
第一次彩排(待定)待定
【晚会筹备组】
晚会总监督人：郭旋老师
晚会监督人：邓修绚刘琼
晚会节目审查组：贺友杨浩阳艳吴志龙
晚会节目副审查组：邓修绚刘琼段玲朱建忠
晚会负责人：邓修绚刘琼段玲朱建忠
晚会总策划：邓修绚刘琼段玲朱建忠
节目策划组：邓修绚刘琼段玲朱建忠
宣传组：宣传部(范杰)
协作组：组织部(马金质)新闻网络部(邓宁昆)生活部(龙景文)纪检部(李鸿飞)社团部(丁晨)体育部(方兵)心健部(刘艳)权益部(罗薇)学习部(陈婧)
外联策划组：外联部(陈琳)文艺部(邓修绚)艺术团(刘琼)
【具体组织安排】
1、拉赞助
负责人：陈琳邓修绚刘琼
由外联部联合文艺部，艺术团组织具体操作。越快越好，最迟要在11月中下旬完成，以方便后期的舞台设计、海报制作及宣传工作。
2、文字宣传
负责人：范杰邓修绚刘琼
主要由宣传部和文艺部，艺术团联合完成。从拉到赞助即日起，开始与商家联系，协商横幅、海报的制作及内容。在11月25日左右在全校范围开始宣传。
3、广播宣传
负责人：邓宁昆
由信息网络部负责组织人员联系学校广播站。与广播站联系后，马上通知负责人商讨广播内容。尽可能在一周前开始全校性的广播宣传，活动当天的广播时间重点宣传。
4、选择主持人
负责人：邓修绚刘琼
先由本学院同学或老师自我推荐后，再由晚会筹备组全体成员共同决定，择优选拔现象气质佳，表达能力、组织能力、应变能力和责任心都强的学生或老师。主持人数量在6个以下(最好4个)，组成风格和组成方式不限。主持人用语必须在晚会前一周经过晚会策划组的审查。
5、安全及会场纪律
负责人：李鸿飞
由纪检部负责保证晚会的安全和治安工作，维护晚会现场的秩序。
6、会场布置
负责人：马金质范杰龙景文丁晨邓修绚
由文艺部、宣传部、组织部、生活部和社团部做好晚会的后勤保障工作。会场布置人员须参加当晚的入门检票、舞台搭设、观众席布置、购买矿泉水、发放小礼品等一切有关晚会的服务性工作。
7、节目编排
负责人：邓修绚刘琼
由各班文艺委员负责本班的节目编排，并要保证节目的高质量。每班的节目要在11月上旬上报到晚会节目策划组。彩排时，各班节目带上与节目相关的MP3或CD(文艺部主要负责班级节目，艺术团主要负责团内节目)。
8、通知领导
负责人：贺友杨浩
由主席团人员负责联系学院和学校领导准时参加晚会。与会主要领导须准备好晚会开场时的演说稿。
9、演员化妆
负责人：段玲
由文艺部组织人员购买化妆品(或到文艺部长期造型化妆赞助商进行)，艺术团形象设计组(组长：叶思雨)共同完成当晚的化妆工作。
10、音乐制作
负责人：邓宁昆
由新闻网络部和文艺部、艺术团在节目彩排后收集选中节目的所有音乐，并制作成一张光碟。
11、Flash制作
负责人：邓宁昆
由新闻网络部、办公室和文艺部、艺术团负责制作晚会必须使用的晚会开场Flash。
12、DV拍摄
负责人：邓宁昆
主要控制当晚DV拍摄的内容、方式，确保晚会现场的整个过程不漏拍，拍摄角度多样，以保证后期VCD制作出来的质量。
13、电脑操作
负责人：向婉琦覃汉文
服装当晚电脑的安置、调试与控制，保证晚会有关电脑的运用顺畅有效。
14、晚会现场摄影
负责人：谭文清
负责晚会前后整个过程的摄影记录，用相机从不同角度和时间拍照，反映晚会的各方面工作(艺术团剧务组协助)。
15、协调工作
负责人：邓修绚刘琼
负责晚会的人员调动，人员调动要合理，保证晚会每一项工作都要有人管、都有负责人、都要按要求完成。
16、荣誉证书及入场券的制作
负责人：邓修绚刘琼
按活动当晚的荣誉证书及按座位制作入场券。
17、选择礼仪小姐
负责人：段玲
负责礼仪小姐的选择。择优选拔现象气质佳、亲和力强的本学院女同学。礼仪小姐数量在6个以下。礼仪小姐的服装和礼仪必须在晚会前一周经过晚会策划组的审查。
(注：学生会所有部门尽一切可能支持晚会工作)
【晚会当晚后勤责任体系】
晚会工作证分为以下几种：晚会总负责人(团委学生会)、晚会负责人(文艺部艺术团)、会场布置员(宣传部文艺部艺术团)、电脑操作员(向婉琦覃汉文)、节目调动员(文艺部艺术团)、舞台设计员(宣传部文艺部艺术团)、化妆师(文艺部艺术团)、摄影师(新闻网络部)、纪律维持(纪检部)、服务及礼仪员(文艺部)，晚会筹备组相关人员须带上和自己责任对应的工作证。每一种工作证都代表一种责任。
【晚会当天】
1六位礼仪到岗(文艺部)
2会场服务器具(生活部体育部文艺部)
3舞台搭建及灯光安装、音箱设备调试、表演道具准备工作(新闻网络部文艺部艺术团)
4引领导观众进场入座(组织部)
5领导与赞助商接待交流工作(外联部文艺部艺术团)
6照相及DV工作人员到位(新闻网络部)
7维持秩序工作人员到位(纪检部)
8预演节目准备工作(文艺部艺术团)
9进出口控制工作(纪检部)
10外场小活动秩序维持工作(纪检部)
11主持人、演员到位(文艺部催场)
12晚会正式开始
13主持人介绍到场的领导与赞助商代表
14晚会开始
15晚会中期的宣传与互动环节
16统分并颁奖(学习部宣传部文艺部艺术团)
17晚会结束时的赞助商鸣谢
18欢送领导与赞助商离场(主席团文艺部艺术团)
19教师与学生离场
20晚会结束的后期工作(团委学生会)
【赞助商受益点】
1、为一台精心准备异彩纷呈的文艺晚会定会吸引全校众多师生，得到他们的关注。有助于赞助公司更加集中的进行公司形象的宣传，扩大市场影响力，有利于公司吸引优秀人才。
2、宣传范围广。本次晚会面向全校，通过我们的宣传可以对全校产生一定影响，为贵公司打开广阔的销售市场，提高产品认知度，拓展潜在商机。
3、宣传形式多样。可通过湖南中医药大学校广播站、宣传海报、湖南中医药大学主页、湘杏学院主页以及院报学报等媒体进行全方位的综合宣传，通过我们的途径必能收到良好的宣传效果。
4、宣传时间长。本次活动可以让赞助企业有充足的时间对其产品、服务及品牌进行推销和宣传，在湖南中医药大学湘杏学院师生心中产生良好效应。
5、投资费用少。本次活动赞助经费不超过5000元。
6、赞助公司也可通过学生会的帮助，在校园内进行一定的产品促销活动和宣传活动，如派发传单、赠送样品等。
7、赞助公司如果为知名企业，在经过双方协商后，我们还可以协助赞助公司进行校园见面会活动。同时，我们愿建立长期的合作关系，提供以后其他活动的第一赞助机会。
8、若企业愿意协办这次活动，我们可以将这次晚会的冠名权授予企业，还可以在晚会中介绍公司的文化。
【赞助方式】
1、活动所有经费由赞助公司承担。
2、横幅、pop宣传海报可由赞助公司代为制作，展板可由赞助公司提供彩印。广告、入场券、传单及现场礼品可由赞助公司提供(如均印有赞助公司宣传语，则相关费用不记入活动经费预算)。任何宣传用语均需通过双方协商后方可使用。
3、为了更利于赞助商产品形象及服务宗旨的宣传，公司亦可加入到整个活动的筹备工作，在策划过程中可有公司宣传内容。
4、赞助商可以派公司员工参加晚会现场布置(可穿代公司标记或带有公司宣传内容的任何得体的服装)。
5、赞助公司也可以为我们晚会的服务人员统一服装。
6、如果赞助商有其他要求，请联系晚会负责人。
【经费预算】
宣传海报10元/张10=100元
节目单0.2元/张50=10元
评分表0.2元/张80=16元
横幅60元/条3=180元
服装租用20__元
入场券100元
道具100元
VCD制作100元
舞台音响灯光租借7500元
舞台背景：1000元
化妆品300元
小礼品500元
矿泉水200元
宣传展板300元
请帖20元
合计：13426元整
【晚会后期工作】
1、为演员分发小礼品
2、费用处理
3、书面总结(文艺部艺术团)
4、VCD制作
5、网络宣传
第三部分注意事项
1、本次晚会举办各环节必须遵纪守法，内容要健康向上，达到主题要求。
2、协助单位、参与者和参加活动企业必须接受活动组织者的统一指挥，严密组织，分工协作，精心实施。
3、本次活动要求组织者和参与者之间应相互配合、相互支持，保障晚会各环节顺利完成。
4、遇各类突发问题，有关方面应本着相互理解的原则，友好协商解决。
5、各晚会筹备组成员应认真对待自己所承担的每一项任务，耐心处理面临的工作，协助晚会筹备组其他部门的工作，主动帮助他们完成应该负责的项目。
6、晚会当晚各环节责任分清，晚会筹备组相关人员须带上和自己责任对应的工作证。
7、如果活动中出现各种自己不能解决的突发性问题，请找活动负责人(邓修绚刘琼)。
8、活动最终解释权归团委学生会。
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