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行政前台的工作职责

2023-10-12 来源:步旅网

  一、每日工作

  1.负责总机电话的接听、转接,并做好来电咨询,处理重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误。

  2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌。

  3.维护公司日常办公秩序和办公环境。负责前台或接待区域的卫生清洁及桌椅摆放,并保持整洁干净;积极协助公司办公区域的卫生清洁工作。

  4.办公用品的登记、管理与发放,及时补充办公耗材。负责办公室储藏室物品的`保管工作,做好物品出入库的登记。

  5.每日整理回收纸,若是A3纸张需裁成A4纸的大小,及时放入打印机托盘内以备用,随时添加。

  6.每天签收各类信件、货品等,有些到付需付费,并索要发票,并整理好快递单底单。

  7.负责公司文件、信息和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作,做好公司各部门的业务统计报表和各项工作报表,做好整理归档工作。

  8.参与、策划相关会议,并拟写通知,传达相关人员,另外还需要负责会议记录,会议结束后的材料的整理,并提交给行政主管审核,然后存档,以备日后查阅。

  9.负责做好公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送工作。

  10.负责按照公司印信管理规定,保管部门印章,并对其负责。

  11.负责公司的酒店、机票、火车票的预定事务。

  12.每天填写现金日记账,整理好发票。

  13.每日下班前对公司门窗、安全用电方面进行检查。

  二、每周工作

  1.监督绿色植物、鱼缸的维护工作,每周进行一次维护。

  2.每周报销一次备用金。

  3.及时订水,购买水票,汇总水票使用清单。

  三、每月工作

  1、搜集与公司行业相关的展会信息,向领导提出必要的意见建议,并提醒领导需要尽快办理的有关工作。

  2、每月对办公用品进行盘点一次。

  3、每月给员工发送生日贺卡。

  4、定期更新员工通讯录。

  四、每半年/年工作

  1.每年协助部门完成公司开办展会活动,半年组织一次半年会。

  五、不定期的工作

  1.办公环境的监督与管理(绿化、整洁,桌椅、灯泡损毁的及时发现及报修更换)。

  2.负责员工印制名片,刻章。

  3.协助人事通知应聘者面试及面试表格交给应聘人填写,办理入职行政手续,办公用品的领取登记工作。

  4.遇到突发情况联系物业。

  5.处理领导交代的临时及其它事务。

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